A quantidade de tarefas diárias, prazos apertados e múltiplas responsabilidades podem facilmente gerar confusão e estresse. É por isso que uma matriz de priorização de tarefas é uma ferramenta essencial para quem deseja mais organização, produtividade e clareza sobre o que fazer primeiro.
Neste artigo, você vai aprender a criar a sua própria matriz de priorização em apenas 4 passos simples, aplicável tanto à vida profissional quanto pessoal.
O que é uma matriz de priorização de tarefas?
A matriz de priorização é um método visual para classificar tarefas de acordo com critérios específicos, como urgência, importância, esforço ou impacto. Ela permite enxergar com clareza quais atividades merecem sua atenção imediata — e quais podem esperar ou até serem descartadas.
Ela pode ser baseada em métodos consagrados, como Eisenhower, GUT, RICE, MoSCoW ou impacto vs. esforço, ou ainda adaptada conforme a sua realidade.
Benefícios de criar sua própria matriz
- Reduz a sobrecarga mental
- Evita a procrastinação
- Ajuda a tomar decisões mais rápidas
- Organiza o dia com mais eficiência
- Melhora o foco nas tarefas que realmente importam
Passo 1 – Liste todas as suas tarefas
Comece reunindo todas as tarefas pendentes. Escreva sem filtros: tarefas profissionais, pessoais, urgentes, importantes, pequenas ou grandes. O objetivo é ter uma visão completa do que está ocupando seu espaço mental.
Dica: você pode usar papel, planner, Google Docs, Notion, Trello ou qualquer ferramenta que facilite para você.
Passo 2 – Escolha os critérios de priorização
Agora, decida como você vai avaliar cada tarefa. Aqui estão três formas comuns:
a) Urgência e Importância (matriz Eisenhower)
- Urgente e importante: fazer agora
- Importante, mas não urgente: planejar
- Urgente, mas não importante: delegar
- Nem urgente, nem importante: eliminar
b) Impacto e Esforço
- Alto impacto, baixo esforço: prioridade máxima
- Alto impacto, alto esforço: planejar
- Baixo impacto, baixo esforço: secundário
- Baixo impacto, alto esforço: evitar
c) Gravidade, Urgência e Tendência (método GUT)
- Atribuir notas de 1 a 5 para cada critério
- Calcular G x U x T para ranquear as prioridades
Escolha um modelo que faça sentido para sua realidade atual. Se preferir, combine dois métodos para uma análise mais rica.
Passo 3 – Classifique cada tarefa com base nos critérios
Com sua lista em mãos, comece a avaliar uma por uma com base no critério que escolheu.
Se estiver usando Eisenhower, por exemplo, pergunte:
- Isso é urgente?
- Isso é importante?
Se estiver usando Impacto vs. Esforço:
- Essa tarefa tem impacto direto em meus objetivos?
- Ela exige muito ou pouco esforço?
Com base nas respostas, você coloca cada tarefa no quadrante certo da matriz.
Passo 4 – Organize visualmente sua matriz
Agora que você já classificou suas tarefas, é hora de montar a matriz de forma visual. Você pode:
- Desenhar uma matriz 2×2 no papel
- Usar planilhas no Excel ou Google Sheets
- Criar quadros no Notion ou Trello
- Baixar templates prontos (existem vários gratuitos)
Organize suas tarefas nos quadrantes. Isso vai te dar clareza instantânea sobre o que fazer primeiro e o que pode ser deixado para depois.
Dica bônus: atualize sua matriz com frequência
As prioridades mudam. Por isso, é importante revisar sua matriz semanalmente ou sempre que surgirem novas tarefas. Isso evita sobrecarga e mantém seu planejamento alinhado com a realidade.
Exemplo prático de matriz simples
| Tarefa | Urgente? | Importante? | Ação |
|---|---|---|---|
| Entregar relatório | Sim | Sim | Fazer agora |
| Estudar para a prova | Não | Sim | Planejar |
| Responder mensagens aleatórias | Sim | Não | Delegar/adiar |
| Ver redes sociais | Não | Não | Eliminar |
Ferramentas úteis para sua matriz
- Trello: para criar quadros com listas de tarefas organizadas por prioridade
- Notion: para montar dashboards visuais e flexíveis
- Google Sheets/Excel: para usar fórmulas e cores para facilitar a leitura
- ClickUp, Asana, Todoist: ótimos para quem precisa de controle colaborativo
Conclusão: sua produtividade começa pela clareza
Ao invés de correr atrás de todas as tarefas ao mesmo tempo, a matriz de priorização permite agir com estratégia. Você elimina o que é supérfluo, foca no que importa, e reduz drasticamente o estresse causado pelo excesso de demandas.
Com apenas 4 passos simples — listar, definir critérios, classificar e visualizar — você tem em mãos uma ferramenta poderosa de organização e produtividade.
Agradecemos por ler o nosso artigo e esperamos vê-lo em nossas redes sociais em breve. Juntos, podemos continuar aprendendo, compartilhando e inspirando uns aos outros. Até lá!
Instagram: @radardeprojetos
Pinterest: @radardeprojetos
Youtube: @radardeprojetos
Meu livro: Implantando um PMO de Sucesso
KPI FLIX: Seu streaming de templates prontos
Leia também:
