Um Status Report é um dos documentos mais importantes dentro de um Escritório de Projetos (PMO). Ele garante que todas as partes interessadas tenham visão clara do andamento do projeto, permitindo ajustes rápidos caso necessário.
Neste artigo, você aprenderá como estruturar um Status Report eficiente, quais informações incluir e quais ferramentas podem ajudar na sua criação.
O que é um Status Report?
O Status Report é um relatório periódico que fornece um resumo atualizado sobre o progresso do projeto. Ele é utilizado para:
✅ Manter a transparência entre equipe e stakeholders.
✅ Monitorar prazos, custos e qualidade das entregas.
✅ Antecipar problemas e riscos, facilitando ações corretivas.
✅ Apoiar a tomada de decisões baseada em dados atualizados.
Com um modelo padronizado de Status Report, a comunicação dentro do PMO se torna mais clara e eficiente.
Com que frequência um Status Report deve ser enviado?
A periodicidade do Status Report varia conforme a complexidade do projeto:
📌 Projetos curtos – Atualizações semanais.
📌 Projetos médios – Atualizações quinzenais.
📌 Projetos longos e estratégicos – Atualizações mensais ou conforme necessidade.
Definir uma frequência fixa de comunicação ajuda a manter alinhamento e evitar surpresas desagradáveis.
Quais informações devem estar no Status Report?
O Status Report deve ser objetivo e conter informações essenciais sobre o projeto. Veja os principais itens que não podem faltar:
📌 1. Informações Gerais do Projeto
📄 Nome do projeto
📄 Gerente do projeto
📄 Data do relatório
📌 2. Status Geral do Projeto
📄 Indicador visual (🟢 No Prazo / 🟡 Atenção / 🔴 Atrasado)
📄 Breve resumo da situação atual
📌 3. Principais Atividades Concluídas
📄 O que foi finalizado desde o último relatório?
📄 Percentual de progresso do projeto (%)
📌 4. Próximas Etapas
📄 O que está planejado para o próximo período?
📄 Prazos e responsáveis pela execução
📌 5. Principais Riscos e Desafios
📄 Problemas identificados e impacto no projeto
📄 Ações planejadas para mitigação
📌 6. Situação do Orçamento
📄 Gasto atual vs. orçamento planejado
📄 Possíveis desvios financeiros
📌 7. Solicitações de Mudança
📄 Alterações no escopo, prazos ou custos
📄 Justificativas para as mudanças
📌 8. Conclusão e Recomendações
📄 Resumo final sobre o status do projeto
📄 Ações recomendadas para próximos passos
Exemplo de Modelo de Status Report
Aqui está um exemplo prático de um modelo de Status Report que pode ser usado no seu PMO:
STATUS REPORT – [Nome do Projeto]
📅 Data: [DD/MM/AAAA]
👤 Gerente do Projeto: [Nome]
📌 Status Atual: 🟢 No Prazo / 🟡 Atenção / 🔴 Atrasado
1. Resumo do Status
[Descrição breve sobre a situação atual do projeto]
2. Atividades Concluídas
✅ [Atividade 1]
✅ [Atividade 2]
✅ [Atividade 3]
3. Próximas Etapas
📅 [Tarefa 1] – Prazo: [DD/MM] – Responsável: [Nome]
📅 [Tarefa 2] – Prazo: [DD/MM] – Responsável: [Nome]
4. Principais Riscos e Ações de Mitigação
⚠ Risco: [Descrição]
🔹 Plano de mitigação: [Ação preventiva]
5. Orçamento Atual
💰 Previsto: R$ [Valor]
💰 Gasto até agora: R$ [Valor]
📉 Variação: [Positiva/Negativa em %]
6. Alterações e Mudanças
🔄 Mudança: [Descrição da solicitação de alteração]
📌 Impacto: [Prazos, orçamento ou escopo]
7. Conclusão e Recomendações
✅ Resumo final: [Breve análise sobre o andamento]
📌 Próximas ações: [Lista de recomendações]
📎 Aprovado por: [Nome do gestor/patrocinador]
Melhores Ferramentas para Criar Status Reports
🔹 Microsoft Word/Google Docs – Modelos de relatórios textuais padronizados.
🔹 Excel/Google Sheets – Relatórios numéricos com gráficos.
🔹 Power BI – Dashboards dinâmicos para visualização de dados.
🔹 Jira/Trello/Monday.com – Relatórios automatizados baseados no progresso das tarefas.
Se o seu projeto possui dados complexos, dashboards no Power BI ou Google Data Studio podem facilitar a análise e a tomada de decisões.
Dicas para um Status Report eficiente
✅ Seja objetivo – Relatórios longos podem ser ignorados.
✅ Use elementos visuais – Gráficos, ícones e cores ajudam na compreensão.
✅ Destaque os pontos críticos – Mostre problemas e soluções, não apenas o que está funcionando.
✅ Mantenha uma estrutura padrão – Isso facilita a comparação entre diferentes relatórios.
✅ Distribua para os stakeholders certos – Envie apenas para quem realmente precisa dessas informações.
Conclusão: O Status Report é essencial para o sucesso do PMO
Um Status Report bem estruturado ajuda a manter o alinhamento entre equipe e stakeholders, permitindo ajustes rápidos sempre que necessário.
Se sua empresa ainda não possui um modelo padronizado, agora é a hora de implementar esse processo e garantir uma comunicação mais clara e eficiente dentro do PMO.
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