A gestão de projetos exige que as empresas escolham quais iniciativas devem ser priorizadas para otimizar recursos e alcançar melhores resultados. No entanto, sem um modelo estruturado, essa escolha pode ser subjetiva e causar desperdícios de tempo e dinheiro.
Criar um Modelo de Priorização de Projetos eficiente ajuda a definir critérios objetivos, garantindo que os projetos mais estratégicos sejam executados primeiro. Neste artigo, vamos ensinar um passo a passo para construir um modelo de priorização adequado à sua empresa.
Por que criar um Modelo de Priorização de Projetos?
Antes de entrarmos no passo a passo, é importante entender os benefícios de um modelo estruturado:
✅ Melhora a tomada de decisão – Evita escolhas baseadas apenas em opinião ou urgência momentânea.
✅ Alinha os projetos com os objetivos da empresa – Garante que cada iniciativa contribua para o crescimento do negócio.
✅ Aumenta a produtividade e eficiência – Direciona os esforços para projetos com maior impacto.
✅ Evita desperdício de recursos – Impede investimentos em projetos pouco relevantes.
Agora que você sabe por que a priorização é essencial, vamos ao passo a passo! 🚀
Passo 1: Definir os critérios de priorização
O primeiro passo para criar um modelo eficiente é determinar quais critérios serão utilizados para avaliar os projetos. Os critérios podem variar de acordo com o tipo de negócio e os objetivos estratégicos da empresa.
Exemplos de critérios comuns:
📌 Impacto no negócio – O projeto traz benefícios financeiros, operacionais ou de inovação?
📌 Urgência – Existe um prazo crítico para a implementação?
📌 Custo – Quanto de investimento será necessário?
📌 Esforço – Qual o nível de complexidade e trabalho envolvido?
📌 Riscos – Há grandes chances de falha ou obstáculos?
📌 Alinhamento estratégico – O projeto está de acordo com os objetivos da empresa?
Dica: Escolha de 3 a 5 critérios para evitar um processo muito complexo.
Passo 2: Escolher um modelo de priorização
Após definir os critérios, é hora de escolher qual modelo será usado para aplicar esses critérios. Aqui estão algumas opções:
📊 Modelos Simples:
- Matriz de Eisenhower – Classifica projetos em Urgente x Importante.
- Matriz Esforço x Impacto – Avalia quais projetos demandam menos esforço para gerar mais impacto.
📈 Modelos Baseados em Pontuação:
- Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) – Atribui notas de 1 a 5 para cada critério e multiplica os valores.
- Matriz RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) – Usa dados quantitativos para determinar quais projetos têm maior alcance e impacto.
📌 Modelos para Metodologias Ágeis:
- Método MoSCoW – Classifica projetos como “Must Have”, “Should Have”, “Could Have” e “Won’t Have”.
- WSJF (Weighted Shortest Job First) – Muito utilizado em metodologias ágeis para definir a ordem de execução com base no valor entregue.
Dica: Se sua empresa trabalha com metodologias ágeis, prefira MoSCoW ou WSJF. Se busca simplicidade, a Matriz Esforço x Impacto pode ser suficiente.
Passo 3: Criar uma ferramenta para aplicar o modelo
Agora que você definiu os critérios e escolheu o modelo, é hora de construir uma ferramenta prática para aplicá-lo. Você pode usar:
📊 Planilhas no Excel ou Google Sheets – Ideal para empresas que preferem simplicidade e controle manual.
🖥️ Softwares de gestão de projetos – Ferramentas como Trello, Asana, Monday e Jira permitem organizar projetos e definir prioridades visualmente.
📌 Quadros brancos e post-its – Métodos físicos ainda são eficazes para brainstorming e reuniões presenciais.
Exemplo de estrutura no Excel para uma Matriz GUT:
| Projeto | Gravidade (1-5) | Urgência (1-5) | Tendência (1-5) | Pontuação Final | Prioridade |
|---|---|---|---|---|---|
| Projeto A | 4 | 5 | 3 | 60 | Alta |
| Projeto B | 3 | 2 | 4 | 24 | Baixa |
Passo 4: Aplicar o modelo e priorizar os projetos
Com a ferramenta pronta, agora é o momento de analisar os projetos e atribuir pontuações com base nos critérios definidos.
Dicas para uma aplicação eficiente:
✅ Envolva diferentes áreas da empresa – Times de produto, financeiro e operações podem trazer insights valiosos.
✅ Use dados concretos – Sempre que possível, utilize métricas e números para evitar subjetividade.
✅ Revise periodicamente – A priorização deve ser um processo dinâmico e ajustado conforme as necessidades da empresa mudam.
Passo 5: Monitorar resultados e otimizar o modelo
Nenhum modelo é perfeito desde o início. Após aplicar a priorização, acompanhe os resultados e identifique oportunidades de melhoria.
📌 O modelo está ajudando na tomada de decisões?
📌 Os projetos priorizados estão gerando o impacto esperado?
📌 Os critérios escolhidos continuam sendo relevantes?
Se necessário, faça ajustes na metodologia para torná-la mais eficiente ao longo do tempo.
Conclusão: Um Modelo de Priorização pode transformar sua gestão de projetos!
Criar um Modelo de Priorização de Projetos estruturado ajuda empresas a evitar desperdícios, aumentar a produtividade e tomar decisões mais estratégicas.
📌 Resumo dos 5 passos:
1️⃣ Definir os critérios de priorização – Escolha de 3 a 5 critérios estratégicos.
2️⃣ Escolher um modelo adequado – Opte por métodos simples ou quantitativos, dependendo da sua empresa.
3️⃣ Criar uma ferramenta prática – Use planilhas, softwares ou métodos visuais.
4️⃣ Aplicar o modelo e priorizar projetos – Envolva diferentes áreas e use dados concretos.
5️⃣ Monitorar e otimizar – Revise periodicamente para garantir eficiência.
Agora que você sabe como criar um modelo eficiente, qual desses passos você acha mais desafiador? Deixe seu comentário! 🚀
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