Uma das questões chave ao estabelecer ou expandir um PMO é determinar quantas pessoas são necessárias para apoiar suas atividades.
Neste artigo, exploraremos os principais fatores a serem considerados ao calcular a quantidade de pessoas necessárias em um PMO e como encontrar o equilíbrio certo para atender às necessidades da organização.
O Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) desempenha um papel vital na melhoria do desempenho e na eficiência da gestão de projetos em uma organização e por isso determinar o tamanho da equipe do PMO é um ponto crucial.
Conheça as 7 etapas para calcular a quantidade de pessoas necessárias em um PMO:
Sumário
1. Compreender as Funções do PMO
O primeiro passo para calcular a quantidade de pessoas necessárias em um PMO é compreender as funções e responsabilidades que o PMO irá desempenhar.
Os PMOs podem variar de acordo com a organização, mas geralmente desempenham funções que incluem:
- Gerenciamento de Portfólio de Projetos
- Gestão de Programas
- Acompanhamento e Relatórios de Projetos
- Treinamento e Desenvolvimento em Gerenciamento de Projetos
- Suporte e Consultoria em Metodologias de Gerenciamento de Projetos
2. Avaliar o Escopo do PMO
O próximo passo é avaliar o escopo do PMO. Isso envolve entender a quantidade de projetos e programas que o PMO irá suportar, o tamanho e complexidade desses projetos e os requisitos de gerenciamento de projetos da organização.
- Número de Projetos: Quanto mais projetos a organização executa, maior será a demanda por suporte do PMO.
- Complexidade dos Projetos: Projetos altamente complexos podem exigir mais suporte do PMO, incluindo recursos especializados.
3. Considere a Estrutura do PMO
A estrutura do PMO também desempenha um papel importante na determinação da quantidade de pessoas necessárias. Os PMOs podem ser centralizados, descentralizados ou híbridos.
A estrutura afetará a distribuição de funções e responsabilidades.
- PMO Centralizado: Um PMO centralizado pode exigir menos pessoas, pois as funções são consolidadas em uma única unidade.
- PMO Descentralizado: Um PMO descentralizado pode envolver equipes menores, mas distribuídas em várias partes da organização.
4. Avalie as Competências Necessárias
Avalie as competências necessárias para as funções do PMO.
Isso pode incluir gerentes de projeto, analistas de projetos, especialistas em metodologias, analistas de dados e outros profissionais.
5. Leve em Consideração a Escala do PMO
Considere a escala do PMO em termos de tamanho da equipe.
Um PMO de pequena escala pode ter uma equipe enxuta, enquanto um PMO de grande escala pode envolver um número significativo de pessoas.
6. Fatores de Ajuste
Além dos fatores mencionados, considere fatores de ajuste específicos da organização, como a cultura, a maturidade em gerenciamento de projetos e a disponibilidade de tecnologia e ferramentas de apoio.
7. Monitoramento Contínuo
Após estabelecer a equipe do PMO, é essencial realizar um monitoramento contínuo para avaliar se a equipe está atendendo às necessidades da organização.
Ajustes podem ser necessários à medida que a organização evolui e os projetos mudam.
Conclusão
Calcular a quantidade de pessoas necessárias em um PMO é um processo complexo que envolve diversos fatores.
É crucial que a equipe do PMO seja dimensionada de forma a atender eficazmente às necessidades da organização em termos de gerenciamento de projetos e programas.
Um PMO bem dimensionado desempenha um papel fundamental na melhoria do desempenho organizacional e no sucesso na entrega de projetos.
Portanto, é importante investir tempo e esforço na determinação adequada do tamanho da equipe do PMO.
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