Como criar um plano de melhoria do processo?

Você quer um plano de melhoria de processo para sua empresa, a fim de melhorar a qualidade, reduzir custos e entregar no prazo? E você está se perguntando: Qual é o passo a passo para criar um plano de melhoria de processo?

Sim existe! Na verdade, há uma série de maneiras baseadas no ciclo Planejar-Executar-Verificar-Agir (PDCA) e na sequência Definir-Medir-Analisar-Melhorar-Controle (DMAIC). Neste artigo, explicaremos como usar uma estrutura bastante utilizadas, derivada principalmente do processo prático de solução de problemas da Toyota, que contém 14 princípios básicos resumidos nestes quatro pontos:

• Mantenha uma filosofia de longo prazo
• Ter o processo certo ajudará a produzir os resultados certos
• Agregue valor à sua organização desenvolvendo pessoas
• Resolva continuamente os problemas básicos para impulsionar o aprendizado organizacional e a melhoria operacional

Veja a seguir os 5 passos para criar o plano de melhoria do processo de sua empresa:

PASSO 1: Esclareça seus objetivos

Isso pode parecer óbvio, mas vimos muitos proprietários de fábricas encomendar uma peça impressionante de maquinário, apenas para perceber que não serve a seu propósito de forma alguma. Às vezes, eles podem pagar muito pouco pelas horas extras e acabar perdendo operadores, quando seu objetivo é aumentar a capacidade. Não inteligente!

Veja os objetivos mais comuns que você pode definir:

• Melhorar a qualidade
• Reduzir custos
• Aumentar a capacidade
• Reduzir os prazos de entrega
• Melhorar a ergonomia e a segurança

PASSO 2: Coletar e analisar dados

Você deseja aumentar a capacidade. Você acha que precisa melhorar o tempo de atividade do equipamento. Mas, na realidade, o que restringe sua capacidade são as atividades de montagem, teste e embalagem!
Você quer melhorar a qualidade. Você acha que adicionar alguns inspetores resolverá o problema. Mas 70% dos defeitos em seus produtos acabados vêm de um processo após o qual nenhum retrabalho é possível (as peças devem ser descartadas). Seu plano de melhoria de processo deve direcionar esse processo!

É por isso que é importante olhar os dados reais sobre o desempenho de sua empresa antes de tomar uma decisão. Mas antes de fazer isso, você precisará criar um processo de coleta de dados. As fontes de dados mais comuns são:

• Relatórios de inspeção de qualidade (incluindo aqueles da equipe de controle de qualidade de entrada e assim por diante)
• Planos de ação corretiva, ou 8Ds, solicitados aos clientes
• Registros de parada de equipamento
• Dados de produtividade (ou seja, número de horas de trabalho por unidade)
• Dados de consumo de serviços públicos
• Sugestões para reengenharia, por exemplo de uma empresa de consultoria como a CMC
• Registros de envio (ETD estimado vs. ETD real)
• Registros anteriores de gerenciamento de projetos (plano x real, por exemplo, no Microsoft Project)
• Registros de incidentes de segurança

PASSO 3 : Encontre a causa raiz

Depois de identificar um problema, encontre as suas causa.

Você não pode construir um plano de melhoria de processo sem cavar mais fundo no que causou o erro em primeiro lugar. Está relacionado ao número de horas que os operadores trabalham? As ferramentas de que dispõem? Algum problema no processo de produção?

Mais uma vez, vejamos um exemplo:

Você tem muitos rejeitos em produção?

Ponto de causa nº 1: alguns fornecedores enviam produtos ruins.
Ponto de causa nº 2: algumas peças passam na inspeção de recebimento, mas devem ser rejeitadas.
Vamos descer às causas básicas da causa: 1. Alguns fornecedores enviam produtos ruins porque não podem e não vão atender às tolerâncias; e porque o processo de seleção do fornecedor não inclui a verificação de suas capacidades e não exige que eles se comprometam a respeitar certas tolerâncias.

PASSO 4: Estabeleça metas para metas de melhoria

Antes de escrever um plano, você precisa saber a que distância e a que velocidade deseja chegar.

Se você deseja aumentar a produtividade em 6% a cada ano, pode se concentrar em uma série de pequenas mudanças no layout e nas ferramentas. Você também pode treinar os líderes locais para trabalhar de uma determinada maneira, melhorar o sistema de logística interna, e você terá tempo de ver como funciona o seu plano e, portanto, iterar conforme necessário.

Se você deseja aumentar a produtividade em 40% em 6 meses, provavelmente não poderá agir à margem (em torno dos processos existentes). Você precisará repensar a maneira como as operações são planejadas e executadas desde o início e pode ser necessário reprojetar o produto. O esforço de engenharia e as despesas de capital necessárias para atingir essa meta serão provavelmente muito maiores.

PASSO 5: Plano de contramedidas para a (s) causa (s)-raiz primária (s)

Muitas pessoas tendem a pular as outras etapas de melhoria de processo e ir diretamente para esta: Criação do Plano.

Agora, você deve entender por que isso é um erro:

O plano deve abordar a (s) causa (s) principal (is). Caso contrário, a melhoria não moverá a agulha e não “pegará” a longo prazo.

Você precisa envolver as pessoas. Deixe-os concordar sobre as causas e as causas raízes e então as contramedidas serão frequentemente lógicas.

Felizmente, você tem a adesão das pessoas e há menos resistência.
Você precisa de meta (s) de melhoria para saber quão rápido e quão longe você precisa ir.

Depois de ter um plano, obviamente, ele precisa ser implementado. Atualizações regulares são necessárias e dão lugar a correções de curso. ‘Os planos são inúteis, mas o planejamento é indispensável’, diz o ditado. Não se apegue muito a um plano específico. Deixe-o evoluir naturalmente e reveja seus planos regularmente!

Saiba mais sobre plano de ação acessando os artigos abaixo:

O que é um Plano de Ação?

Como criar um Plano de Ação eficiente

Como criar um plano de ação de forma simples e descomplicada?

E-book Grátis : Manual do Plano de Ação: Saiba como criar um plano de ação efetivo em 5 passos

Qual a importância de um plano de ação em um projeto?

Template Plano de Ação Pronto + Mini Treinamento Plano de Ação Descomplicado

Espero que este conteúdo tenha te ajudado!

Um forte abraço.

Gaby Sabino

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