O que é um Plano de Ação?

Tempo de leitura: 4 min

Escrito por Gaby Sabino

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Você sente dificuldades para organizar suas atividades? Você não tem noção do número de tarefas você tem para serem realizadas? Quais são mais urgentes? Um plano de ação pode ser uma solução para os seus problemas!

Plano de Ação é uma ótima ferramenta para acompanhamento de atividades, desde as simples como atas de reuniões até as mais complexas como um projeto pequeno. Trata-se de um documento utilizado para planejar todas as ações necessárias para atingimento de um resultado desejado ou resolução de problemas.

O plano de ação é um documento geralmente em formato Excel, contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas. Você pode criar um plano de ação simples, com poucos campos para monitoramento e controle ou um plano de ação mais robusto.

Para Kolter, os itens básicos de um plano de ação são:

               Lista de ações e atividades;

               Data de início de cada ação ou atividade;

               Orçamento alocado para cada ação ou atividade;

               Líder de cada ação;  

             Objetivos da programação de cada ação;

         Riscos de insucesso para realizar a execução e o plano de contingência.

Veja a seguir um modelo de plano de ação:

Link para download

“Por fim, o plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo , que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente.  Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo”. Peter Drucker

O Plano de Ação pode ser utilizado com vários propósitos, por exemplo:

Planejamento Estratégico:

Utilizado no planejamento estratégico das empresas para implementações de ações estratégicas, podendo ser adicionados indicadores estratégicos, se seu histórico de seu progresso.

Projeto:

O plano de ação é utilizado para acompanhar atividades de um projeto simples e sem complexidade de preferência com atividades sequencias, onde você precisa concluir uma para dar início a próxima. Para projetos mais complexos o acompanhamento deve ser feito em uma ferramenta de criação de cronograma, tais como MS Project, Primavera, Open Project, dentre outros, para que seja possível o monitorar os indicadores do projeto.

Atividades em grupo/ departamento:

O plano de ação serve para monitorar e controlar as atividades que não fazem parte da rotineira, onde podemos citar: novas iniciativas, melhorias, correções, problemas. Para atividades rotineiras é aconselhável usar apenas um calendário ou um “To do list” (Lista de Tarefas). 

Um Plano de Ação utiliza como base a ferramenta 5W2H, o qual consiste essencialmente em um checklist de atividades. São 5 palavras que começam com h e 2 palavras que começam com H, conforme abaixo. Conheça mais sobre 5W2H na matéria “A ferramenta 5W2H é útil?

What – O que será feito? (etapas)          

Why – Por que será feito? (justificativa)          

Where – Onde será feito? (local)          

When – Quando será feito (tempo)          

Who – Por quem será feito? (responsável)          

How – Como será feito? (método)          

How Much – Quanto custará fazer? (Valor do investimento em cursos)

Lembrando que quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de atingir a meta. O plano de ação não pára na sua elaboração. É necessário criar uma sistemática de acompanhamento das ações contidas no plano tanto em fase de implementação quanto as que já estão implementadas.

Eudes Costa sugere que seja utilizada a sistemática do PDCA, o qual é um método de melhoria contínua, sendo um instrumento essencial no controle gerencial. Conheça mais sobre o método PDCA acessando o vídeo contido na página de vídeos de conceitos em GP e no artigo PDCA é um método ou ferramenta.

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Baixe o template plano de ação do Radar de Projetos, clicando aqui.

Aguarde os próximos posts sobre Plano de Ação.

Referências:

Livro Gestão do processo produtivo de Eudes Luiz Costa Junior Livro

O homem que inventou a administração de Peter Drucker

A Bíblia da Inovação de Philip Kotler

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17 Comentários

  • Unknown diz:

    Como podemos interpretar os dados de desemprenho que a planilha extrai?

  • Olá Maicon,
    Trata-se de um índice comumente utilizado no gerenciamento de projetos, para demonstrar a eficiência do tempo utilizado pela equipe, onde analisamos o percentual de conclusão das atividades, diante do que havia sido planejado.
    Se o desempenho for igual a 1, indica que o desempenho está igual ao planejado.
    Se o desempenho for maior que 1, indica que o desempenho está melhor que o planejado.
    Se o desempenho for menor que 1, indica que o desempenho está pior que o planejado.

    Espero que tenha ajudado 🙂

    Forte Abraço,
    Gabriela Sabino

  • Anônimo diz:

    Boa tarde,

    Eu não consigo perceber como é calculado %Planejado. Será que me podem ajudar.

    Cumprimentos,

    Eliana

  • Boa noite Eliana,
    O % planejado é calculado através de uma fórmula que indica quanto do trabalho deveria ter sido finalizado até aquele momento.
    EX: Para erguer um galpão de 4 paredes, o pedreiro leva 4 dias. Desta forma, será 1 dia para cada parede.
    Hoje é o terceiro dia, a fórmula mostrará que o planejado é de 75%.
    Espero que tenha esclarecido sua dúvida!
    Abraço

  • Unknown diz:

    Este comentário foi removido pelo autor.

  • Unknown diz:

    Este comentário foi removido pelo autor.

  • Oi Gabriela, parabéns pelo artigo e template.

    Um complemento que hoje em dia o mercado também tem utilizado é a inclusão de um novo W, correspondente a WITH.

    With – Com que recursos, podendo ser pessoas, dinheiro, equipamentos, ou qualquer outro mecanismo que nos possibilite a execução de algo.

    Utilizamos muito na empresa essa ferramenta e tem se mostrado muito útil.

    Grande abraço.

    Jefferson D. Affonso
    http://www.gp4us.com.br

  • Unknown diz:

    Gabriela, por gentileza, na coluna "Novo prazo previsto" devemos preencher com o novo "início" previsto, ou novo "término" previsto?

  • Unknown diz:

    Qual a página do livro "O homem que inventou a adminstração"que foi tirado aquele citação?

  • Sandro diz:

    Olá! Baixei a planilha, porém na coluna status como faço para inserir as opções? Não consigo escolher a opção que desejo!
    No aguardo.

  • Olá Sandro, o status é preenchido automaticamente com as formúlas. Em breve haverá um video explicando como funciona a planilha.

  • Obrigada Jefferson, pelo compartilhamento 😉

  • Olá, dica anotada para próxima versão da planilha! 😉

  • Leonardo diz:

    Olá, como é mensurado o Índice de Desempenho? Obrigado!

  • Olá Leonardo, o calculo é feito dividindo o % concluído pelo % Planejado. Se o índice for menor que 1, indica que há um atraso.

  • Cibelle diz:

    Parece q a planilha não está mais disponível. Tem como me enviar?

    1. Olá Cibelle, a planilha está passando por atualizações e em breve será disponibilizada novamente.
      Forte abraço.

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