Você sente dificuldades para organizar suas atividades? Você não tem noção do número de tarefas você tem para serem realizadas? Quais são mais urgentes? Um plano de ação pode ser uma solução para os seus problemas!
Plano de Ação é uma ótima ferramenta para acompanhamento de atividades, desde as simples como atas de reuniões até as mais complexas como um projeto pequeno. Trata-se de um documento utilizado para planejar todas as ações necessárias para atingimento de um resultado desejado ou resolução de problemas.
O plano de ação é um documento geralmente em formato Excel, contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas. Você pode criar um plano de ação simples, com poucos campos para monitoramento e controle ou um plano de ação mais robusto.
Para Kolter, os itens básicos de um plano de ação são:
Lista de ações e atividades;
Data de início de cada ação ou atividade;
Orçamento alocado para cada ação ou atividade;
Líder de cada ação;
Objetivos da programação de cada ação;
Riscos de insucesso para realizar a execução e o plano de contingência.
Veja a seguir um modelo de plano de ação:
“Por fim, o plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo , que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente. Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo”. Peter Drucker
O Plano de Ação pode ser utilizado com vários propósitos, por exemplo:
Planejamento Estratégico:
Utilizado no planejamento estratégico das empresas para implementações de ações estratégicas, podendo ser adicionados indicadores estratégicos, se seu histórico de seu progresso.
Projeto:
O plano de ação é utilizado para acompanhar atividades de um projeto simples e sem complexidade de preferência com atividades sequencias, onde você precisa concluir uma para dar início a próxima. Para projetos mais complexos o acompanhamento deve ser feito em uma ferramenta de criação de cronograma, tais como MS Project, Primavera, Open Project, dentre outros, para que seja possível o monitorar os indicadores do projeto.
Atividades em grupo/ departamento:
O plano de ação serve para monitorar e controlar as atividades que não fazem parte da rotineira, onde podemos citar: novas iniciativas, melhorias, correções, problemas. Para atividades rotineiras é aconselhável usar apenas um calendário ou um “To do list” (Lista de Tarefas).
Um Plano de Ação utiliza como base a ferramenta 5W2H, o qual consiste essencialmente em um checklist de atividades. São 5 palavras que começam com h e 2 palavras que começam com H, conforme abaixo. Conheça mais sobre 5W2H na matéria “A ferramenta 5W2H é útil?“
What – O que será feito? (etapas)
Why – Por que será feito? (justificativa)
Where – Onde será feito? (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito? (responsável)
How – Como será feito? (método)
How Much – Quanto custará fazer? (Valor do investimento em cursos)
Lembrando que quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de atingir a meta. O plano de ação não pára na sua elaboração. É necessário criar uma sistemática de acompanhamento das ações contidas no plano tanto em fase de implementação quanto as que já estão implementadas.
Eudes Costa sugere que seja utilizada a sistemática do PDCA, o qual é um método de melhoria contínua, sendo um instrumento essencial no controle gerencial. Conheça mais sobre o método PDCA acessando o vídeo contido na página de vídeos de conceitos em GP e no artigo PDCA é um método ou ferramenta.
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Baixe o template plano de ação do Radar de Projetos, clicando aqui.
Aguarde os próximos posts sobre Plano de Ação.
Referências:
Livro Gestão do processo produtivo de Eudes Luiz Costa Junior Livro
O homem que inventou a administração de Peter Drucker
A Bíblia da Inovação de Philip Kotler
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