Você já se deparou com a dúvida de que o calendário de recursos da empresa faz parte dos ativos de processos organizacionais ou dos fatores ambientes da empresa? Ou se processo e procedimentos e base de conhecimento corporativo fazem parte do mesmo grupo? Neste post iremos falar um pouco sobre os ativos de processos organizações e fatores ambientais da empresa.
Ativos de processos organizacionais são informações, ferramentas, documentos que a organização detém e que poderiam ajudar a planejar e executar os projetos atuais. Estes ativos são atualizados pelas equipes dos projetos ao decorrer dos projetos da organização. De acordo com o PMI, os ativos de processos podem ser divididos em duas categorias:
1.Processos e procedimentos
Templates, Processos organizacionais padronizados, politicas e definições de processos.
2.Base de conhecimento corporativo
Informações históricas e base de conhecimento de lições aprendidas
Os fatores ambientais da empresa referem-se a qualquer fator no ambiente externo ou externo à organização e que tenha condições fora do controle da equipe do projeto, que pode afetar o sucesso do projeto.
Os ativos de processos organizações e os fatores ambientais da empresa são entradas recorrentes em todos os processos de iniciação e na maioria dos processos de planejamento do PMBOK, sendo os fatores ambientais apresentado como entrada nos 25 processos e os ativos de processos organizações aparecendo como entrada em 38 processos. Lembrando que o PMBOK 5° edição é composto por 47 processos.
Com o conceito em mente, conseguimos exemplificar melhor quais são os ativos de processos e fatores ambientais de cada área de conhecimento. Confira a seguir:
INTEGRAÇÃO
| FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA |
ATIVOS DE PROCESSOS
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Tolerância a riscos das partes interessadas
Condições de mercado
Cultura e estrutura organizacional
Normas governamentais
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Processos e procedimentos da organização para realizar o trabalho
Base de conhecimento corporativo da empresa
Requisitos ou diretrizes para encerramento do projeto
Procedimentos para aprovar e emitir autorizações do trabalho
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ESCOPO
| FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA |
ATIVOS DE PROCESSOS
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Cultura Organizacional
Condições de mercado
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Informações Históricas
Politicas e procedimentos
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TEMPO
| FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA |
ATIVOS DE PROCESSOS
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Disponibilidade de recursos e Skills
Cultura e estrutura organizacional
Politicas, procedimentos e diretrizes relacionadas ao planejamento das atividades
Informações sobre recursos de infraestrutura existentes na organização
Banco de dados de estimativas de duração e de outros dados históricos de referencia disponibilizados pelas organizações e também comercialmente
Ferramentas de geração de cronograma disponíveis para a empresa
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Informações históricas (quais atividades foram necessárias em projetos similares?)
Modelos
Ferramentas de cronograma
Ferramentas de monitoração a serem usados
Politicas relativas a pessoal e a aluguel ou compra de equipamentos e material
Calendários de projetos
Metodologia de geração de cronogramas
Método de reporte e monitoramento do projeto
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CUSTOS
| FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA |
ATIVOS DE PROCESSOS
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Condições de mercado
Cultura organizacional
Banco de dados comerciais
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Politicas de estimativas e controle de custos
Modelos de estimativas de custos
Informações históricas
Arquivos de projetos anteriores
Lições aprendidas
Ferramentas de controle de custos
Métodos de monitoramento e divulgação dos custos
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QUALIDADE
| FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA |
ATIVOS DE PROCESSOS
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Regulamentos, norma, regras e diretrizes governamentais especificas de cada área do projeto. (ex: ANATEL, ISO, BNDES)
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Politicas e procedimentos e diretrizes de qualidade da empresa
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RECURSOS HUMANOS
| FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA |
ATIVOS DE PROCESSOS
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Cultura e estrutura organizacional
Recursos humanos existentes
Politicas de administração de recursos
Condições econômicas e de mercado de trabalho
Critérios de avaliação de experiência, custos, interesses, localização , capacidade, disponibilidades, dentre outras coisas da equipe potencialmente disponível.
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Modelos de definição de papéis e responsabilidades
Normas, regulamentos ou procedimentos da organização envolvidas com o projeto que controlam as designações de pessoal
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COMUNICAÇÕES
| FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA |
ATIVOS DE PROCESSOS
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Cultura organizacional
Sistemas de informação de gerenciamento de projetos
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Requisitos de comunicação da empresa
Base de conhecimento corporativo
Processos organizacionais padrão
Politicas, procedimento e guias sobre distribuição de informações
Modelos de relatórios |
PARTES INTERESSADAS
| FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA |
ATIVOS DE PROCESSOS
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Cultura e estrutura organizacional
Padrões governamentais
Clima politico da organização
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Modelos para registro das partes interessadas
Registro das partes interessadas de projetos passados
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RISCOS
| FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA |
ATIVOS DE PROCESSOS
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Atitudes em relação aos riscos
Tolerância a riscos das partes interessadas
Bando de dados de riscos disponíveis por industrias
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Abordagens da organização relativas ao gerenciamento de riscos ( modelos, níveis de autoridade, categorias dos riscos)
Arquivos de projetos anteriores
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AQUISIÇÕES
| FATORES AMBIENTAIS DA EMPRESA |
ATIVOS DE PROCESSOS
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Condições de mercado
Produtos e serviços disponíveis
Fornecedores, termos e condições
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Tipo de contrato
Politicas, procedimentos e diretrizes relacionados a contratação e a elaboração do plano de aquisições
Lista de fornecedores potenciais
Acordos prévios
Documentação do desempenho do fornecedor
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Os Fatores Ambientais da Empresa tais como os Ativos de Processos Organizacionais podem ser muito úteis para o planejamento do projeto, aumentando as chances de sucesso no seu projeto. É importante documentarmos todos os acontecimentos importantes de todos os projetos da organização, pois essas informações podem parecer inúteis para o seu projeto, porém pode ser de grande varia para os projetos futuros.
Um forte abraço.
FONTE:
Material de Apoio do curso preparatório PMP do Robson Camargo
Material de Apoio do curso preparatório PMP do Robson Camargo
PMI – Project Management Institute. A guide to the Project management body of knowledge (PMBOK Guide). 5a edição. 2013.
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