Matriz RACI – a solução para os seus problemas de comunicação!

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Quantas vezes você já presenciou uma situações em que duas áreas discutem para chegar à conclusão de quem deve executar determinada atividade? Ou até que ponto vai o limite de responsabilidade de cada pessoa naquela tarefa?

Circunstâncias de conflitos como estas podem ser mitigadas se as atividades e responsabilidades forem documentas em forma de Matriz RACI. Estas situações na maioria das vezes acontecem por falta de uma definição formal de quem deve ser consultado para tomada de determinadas decisões ou execução das tarefas. A matriz RACI, pode ajudar a reduzir a incidência destes ocorridos.

A matriz de responsabilidades RACI é aplicada para definir e distribuir os papéis e responsabilidades dos envolvidos em um processo, projeto ou múltiplas tarefas. É uma ferramenta referenciada por diversas boas práticas de mercado, tais como ITIL, COBIT e PMBOK.

A Sigla RACI significa:

Responsible –Responsável pela execução da tarefa (o executor). Podem ser uma ou mais pessoas designadas a executarem a tarefa.

Accountable –Autoridade/Aprovador/prestador de contas. Haverá somente uma pessoa designada para esse papel.

Consulted –Consultor da tarefa. São pessoas com maior “know how” sobre determinados assuntos, responsáveis por fornecerem informações úteis para a conclusão da tarefa.

Informed –Informado sobre o progresso e status da tarefa.

Mas afinal de contas, quais são os benefícios de se utilizar Matriz RACI?

Ajuda a rastrear uma informação com facilidade.
Contribui para a divisão clara as tarefas entre pessoas e equipes.
Evita que pessoas chave sejam ignoradas ou esquecidas.
Melhor responsabilização das tarefas.

Como funciona a RACI?

De uma forma simples, você deverá listar todas as tarefas com seus respectivos responsáveis e papéis. Cada célula da tabela deve ser preenchida com um ou mais letras (R, A, C e/ou I) associada a atividade ao papel, como no exemplo a seguir:

Regras básicas para montar uma RACI:

Para toda atividade, deve existir pelo menos 01 um responsável em executá-la (R) e um dono (A).
Não pode existir mais de uma autoridade para uma mesma atividade (A).
Pode existir um responsável (R) e um dono(A) para mesma atividade.
Não pode existe um (I/C) para mesma atividade.
Tente limitar o número de pessoas executores em uma atividade para um – mais do que isso e provavelmente haverá a duplicação de trabalho. Caso tenha mais de uma pessoal executora, pense em dividir a atividade.
No mínimo tenha uma pessoa responsável pela aprovação (A) e uma pessoa executora (R) atribuídas para cada linha da matriz.
Nomeia as pessoas ao invés de deixar responsabilidades genéricas para os departamentos, pois se você deixar a atividade para o departamento financeiro, você corre o risco da tarefa não ser executada, pois cachorro de dois donos morre de fome.

Com a adoção dessa matriz a organização consegue minimizar falhas na comunicação e ter uma visão clara de quem é o responsável pelo processo e quem são os demais envolvidos. Espero que a matéria seja útil a vocês e lembrando, o modelo apresentado é um exemplo e pode ser adaptado para as suas necessidades.

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Até a próxima.

Um forte abraço