A ferramenta 5W2H é útil?

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A ferramenta 5W2H surgiu nos EUA, durante a busca pela Qualidade Total. Esta ferramenta ainda é bastante usada na área da Qualidade Total e no Gerenciamento de Projetos através de check list que permite ter uma tarefa ou várias definidas de forma clara e mais precisa possível. O 5W2H é uma metodologia para a criação de planos de ação. É uma ferramenta que tem como objetivo afastar ruídos na comunicação e fazer com que as tarefas sejam executadas com melhor qualidade e controle.

A terminologia 5W2H tem origem nos termos da língua inglesa WHAT, WHO, WHY, WHERE, WHEN, HOW, HOW MUCH, a qual consiste em fazer perguntas simples para obter as informações necessárias que servirão de apoio ao planejamento. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

1 – What – O que será feito (etapas)

2 – Why – Por que será feito (justificativa)

3 – Where – Onde será feito (local)

4 – When – Quando será feito (tempo)

5 – Who – Por quem será feito (responsabilidade)

6 – How – Como será feito (método)

7 – How much – Quanto custará para ser feito (custo)

A ferramenta 5W2H é uma das mais fáceis de ser usada e traz vários benefícios para os gestores no desenvolvimento de suas atividades juntos aos colaboradores. Você consegue imaginar o uso do 5W2H na sua rotina de trabalho ou em um projeto?

Você pode utilizar o 5W2H para mapear todas as atividades de seu departamento e estabelecer quais as atividades que serão feitas, quem fará o quê, em qual período de tempo (qual é a data de entrega), por quais motivos a atividade deve ser feita, qual será o custo da atividade, dentre outros.

No mundo globalizado, as empresas precisam melhorar continuamente seu desempenho, criar um bom planejamento, monitorá-lo e colher dele informações que agilizem a tomada de decisões. Através do uso desta ferramenta a organização irá eliminar por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou atividade de rotina ou projeto. Afinal, um erro na comunicação pode causar diversos prejuízos às empresas, incluindo baixo desempenho dos colaboradores.

Alguns benefícios da utilização do 5W2H:

– Maior agilidade no planejamento
– Controle maior das atividades isoladas e do plano de ação
– Aumento da produtividade
– Acesso rápido, fácil e seguro às ocorrências e às informações.
– Redução na circulação de documentos e necessidade de impressão das atividades
– Rapidez na divulgação das informações
– Compartilhamento das atividades a serem executadas
– Aumento na eficiência de processos
– Melhoria da qualidade do serviço/produto final.
– Tomadas de decisões mais ágeis.
– Visão geral da alocação de recursos
– Dentre outros.