Como conduzir uma sessão de lições aprendidas?

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Este é mais um post da série de lições aprendidas e falaremos sobre como conduzir uma sessão de lições aprendidas. Como apresentado nos posts anteriores, é recomendado coletar as lições aprendidas ao longo do projeto. Mas, como conduzir uma sessão de coleta de lições aprendidas? Quem é o responsável por esta reunião? Leia o post e fique por dentro do tema lições aprendidas.

O gerente do projeto é o responsável pela condução da coleta de lições aprendidas. A reunião de registro das lições aprendidas utiliza os mesmos princípios de uma reunião de brainstorming, devendo durar no máximo 1 hora.

O GP deve criar uma ambiente acolhedor para o intercâmbio de experiências, pois este é o momento de todos aprenderem com os acertos e equívocos. Lembrando que, lições aprendidas não são positivas nem negativas, são construtivas.

Nestas sessões é importante que seja ressaltado que o foco deve ser nos processos, e não nos culpados. É importante que o líder motive os participantes a não culpar as pessoas e nem a empresa.

As lições devem ser inseridas com o objetivo claro e a causa raiz do problema, para que possam ser evitados os mesmos erros no futuro. Lembrando que, outras pessoas que não participaram do projeto, poderão ler o documento, e uma linguagem clara facilitará o entendimento.

As lições devem ser inseridas no template padrão, definido pelo Escritório de Projetos/PMO ou por outro departamento da organização, de forma estruturada. Geralmente um registro de lições aprendidas deve conter pelo menos os pontos abaixo:

O evento – (O que ocorreu?)

A(s) causa(as) – Por que ocorreu?)

O impacto (Qual foi a consequência?)

O futuro (Qual é a sugestão para os próximos projetos?)

O documento final da sessão deve ser compartilhado com os participantes com o intuito de se certificar que não há mais nenhuma lição aprendida para ser registrada.

O gerente do projeto deve fazer os ajustes no documento, caso necessário. Se o projeto foi finalizado, o documento deve ser encaminhado ao Escritório de Projetos/PMO.

Não perca os próximos post do Radar de Projetos e saiba mais sobre lições aprendidas e boas práticas em condução de reuniões.